Régulation téléphonique

Chez Vétophonie, la régulation des urgences est exclusivement vétérinaire. Tout appel de canine nécessitant un tri est décroché directement par un vétérinaire diplômé et inscrit au Tableau de l’Ordre.

Seulement 10 à 15% des appels de garde en canine donnent lieu à une consultation d’urgence, lorsqu’ils sont régulés par des vétérinaires expérimenté.e.s.

Déléguer sa réponse téléphonique à Vétophonie, c’est la certitude d’offrir à ses client.e.s une réponse professionnelle de qualité.

Compte-rendus d’appels et de consultations

Chaque appel géré par Vétophonie donne lieu à un compte-rendu, consultable dans un historique des appels en ligne, et détaillé de manière exhaustive. Il en est de même pour les consultations d’urgence, pour lesquelles chaque vétérinaire de garde peut remplir le détail de sa consultation (hypothèses, diagnostiques, traitement…).

Les appels et consultations comprennent des informations suivantes : signalement du propriétaire (nom, ville, téléphone, traitant habituel),signalement de l’animal (espèces, race, nom, âge, sexe), motif d’appel et réponse apportée.
Vous disposez en plus d’une messagerie instantanée pour communiquer avec les Vétérinaires Régulateurs si vous avez des questions sur un appel en particulier.

Tous les appels sont enregistrés et archivés. En cas d’interrogation, vous pouvez demander à ce que l’enregistrement soit récupéré et écouté.

Tous les appels sont traçables dans notre système téléphonique : date et heure d’appel, temps d’attente, durée de conversation, interlocuteur…. Nos outils statistiques sont performants et transparents.

Prise de message

Les appels de vos client.e.s ne donnant pas lieu à une consultation font l’objet d’un message, consultable dans votre compte en ligne, et que Vétophonie peut aussi transmettre sous la forme d’un SMS et/ou d’un mail.

Nous pouvons également vous transférer les appels concernant des demandes particulières, selon vos consignes, si vous disposez d’une ligne dédiée.

En option, nous pouvons rajouter à la programmation téléphonique (choix multiple lors de l’appel) la possibilité au propriétaire de vous laisser un message vocal qui vous sera directement envoyé par email.

Gestion des consultations

Les consultations ou visites peuvent être organisées selon vos souhaits.

Il s’agit de la gestion des visites de rurale dans la formule GARDES MIXTES (optimisation des tournées, différé de la canine pour organiser les visites de rurale).
Cela concerne aussi la gestion des consultations d’urgence ou visites à domicile dans la formule SERVICES ET CLINIQUES D’URGENCE.

Même en gestion GARDES CANINES, il est possible de regrouper ou organiser les consultations (sous réserve du degré d’urgence).

Prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous se fait, selon vos consignes, soit sur un agenda dédié et partagé (Google Agenda), soit sur votre propre logiciel de gestion de clientèle, s’il est en ligne (GmVet, MyCanine, Dr Veto, Vetup…) ou s’il se synchronise à Google Agenda (Assistovet, Vetopartner…).

Appels, mails et SMS sortants

La transmission des consultations d’urgence se fait essentiellement par appel, mais également pas SMS et mail.

Vous pouvez nous demander de rappeler des client.e.s, de vous rappeler, de vous envoyer une visite, les coordonnées d’un.e client.e par SMS…

Programmation téléphonique

Chaque structure adhérente est pourvue d’un numéro de téléphone Vétophonie dédié, à utiliser en transfert de ligne ou à communiquer sur un répondeur. Ce numéro peut être classique ou surtaxé. Un ou plusieurs messages de pré-décroché (enregistrés en studio), un choix multiple avec redirections possibles, peuvent y être apposés. Une programmation horaire est également possible. Notre téléphonie permet de s’adapter à quasiment tous les fonctionnements !

Option numéro surtaxé

Vous êtes régulièrement dérangé.e par des appels parasites pendant vos heures de garde ?
Optez pour le numéro surtaxé !
Le principe consiste à annoncer sur un répondeur un numéro payant Vétophonie dédié, accompagné d’un message explicatif. C’est l’appelant.e qui paie, pas vous ! L’information du tarif lui est énoncée avant la mise en relation, ce qui souvent le ou la dissuade d’aller au bout de l’appel lorsque la demande n’est pas vraiment légitime.

L’appel est facturé 3€ TTC en tarif fixe pour l’appelant.e (pas de facturation à la minute), de cette façon, l’attente n’est pas facturée.

Attention, le numéro payant ne peut pas être utilisé en transfert d’appel car, dans ce cas, c’est la structure qui transfère qui est taxée et non l’appelant.

Et vous, vous bénéficiez d’un avantage financier : Vétophonie déduit 1€ HT de sa facturation à votre structure (appels au delà du forfait à 6,25€ HT au lieu de 7,25€). De plus, le nombre d’appels parasites diminue très fortement.

En somme, cela ne vous coûte rien et en plus vous y gagnez !

SAV 24H/24

Après l’installation du service, vous restez en contact en permanence avec le support.

En cas de modification de consignes, consignes ponctuelles, changement de fonctionnement, mécontentement d’un.e client.e, en cas de problème technique ou de gestion, l’équipe commerciale se tient à votre disposition via un numéro de SAV gratuit, joignable 7j/7 et 24h/24.

Assistance à la mise en service

La mise en service de Vétophonie peut se faire très rapidement et facilement (8-10 jours).

Nous vous guidons à chaque étape de cette mise en service ; celle-ci en comprend plusieurs :

– Recueil des informations relatives à votre structure,
– Recueil des consignes de gestion,
– Mise en place des outils de reporting,
– Programmation et mise en place des éléments pour le transfert d’appels,
– Mise en place des contrats.

Cette mise en service nécessite au moins deux entretiens (pouvant se faire à distance, par téléphone par exemple)
Des tutoriels vidéos sont également mis à disposition et nous pouvons prendre la main à distance sur votre ordinateur afin de vous assister au mieux dans la mise en place.

Au besoin, un.e représentant.e de Vetophonie peut se rendre sur place pour vous aider encore plus efficacement (frais de déplacement en sus).