Chez Vétophonie, la régulation médicale des urgences est assurée par des vétérinaires
régulateurs diplômés et inscrits à l’Ordre.

Tout appel de canine nécessitant un tri est décroché directement par un(e) vétérinaire diplômé(e) et inscrit(e) au Tableau de l’Ordre. Les ARV peuvent assurer le décroché initial, le recueil d’informations et la transmission. Tout appel nécessitant un conseil médical, une analyse du degré d’urgence ou une décision
d’orientation médicale est transféré à un vétérinaire régulateur.

Seulement 20 à 25% des appels de garde en canine donnent lieu à une consultation d’urgence, lorsqu’ils font l’objet d’une régulation médicale par des vétérinaires régulateurs expérimentés.

Chaque appel géré par Vétophonie donne lieu à un compte-rendu, consultable dans un historique des appels en ligne, et détaillé de manière exhaustive. Il en est de même pour les consultations d’urgence, pour lesquelles chaque vétérinaire de garde peut remplir le détail de sa consultation (hypothèses, diagnostiques, traitement…).

Les appels comprennent des informations suivantes : signalement du propriétaire (nom, ville, téléphone, traitant habituel), signalement de l’animal (espèces, race, nom, âge, sexe), motif d’appel et réponse apportée.
Vous disposez en plus d’une messagerie instantanée pour communiquer avec les répondant(e)s si vous avez des questions sur un appel en particulier.

Tous les appels sont enregistrés et archivés. En cas d’interrogation, vous pouvez demander à ce que l’enregistrement soit récupéré et écouté.

Tous les appels sont traçables dans notre système téléphonique : date et heure d’appel, temps d’attente, durée de conversation, interlocuteur…. Nos outils statistiques sont performants et transparents.

Les appels de vos client(e)s ne donnant pas lieu à une consultation font l’objet d’un message, consultable dans votre compte en ligne, et que Vétophonie peut aussi transmettre sous la forme d’un SMS et/ou d’un mail.

Nous pouvons également vous transférer les appels concernant des demandes particulières, selon vos consignes, si vous disposez d’une ligne dédiée.

En option, nous pouvons rajouter à la programmation téléphonique (choix multiple lors de l’appel) la possibilité au propriétaire de vous laisser un message vocal qui vous sera directement envoyé par email.

Les consultations ou visites peuvent être organisées selon vos souhaits.

Il s’agit de la gestion des visites de rurale dans la formule GARDES MIXTES (optimisation des tournées, différé de la canine pour organiser les visites de rurale).
Cela concerne aussi la gestion des consultations d’urgence ou visites à domicile dans la formule SERVICES ET CLINIQUES D’URGENCE.

Même en gestion GARDES CANINES, il est possible de regrouper ou organiser les consultations (sous réserve du degré d’urgence).

La prise de rendez-vous se fait, selon vos consignes, soit sur un agenda dédié et partagé (Google Agenda), soit sur votre propre logiciel de gestion de clientèle, s’il est en ligne (GmVet, MyCanine, Dr Veto, Vetup…) ou s’il se synchronise à Google Agenda (Assistovet, Vetopartner…).

La transmission des consultations d’urgence se fait essentiellement par appel, mais également pas SMS et mail.

Vous pouvez nous demander de rappeler des client(e)s, de vous rappeler, de vous envoyer une visite, les coordonnées d’u(e) client(e) par SMS…

La téléphonie déportée est une gestion administrative des appels : création de dossiers client(e) / animal, transmission des modalités pratiques à la consultation (tarifs, moyens de paiement, délai), transmission des consultation à la clinique cliente et gestion des demandes de renseignements non médicaux (animaux perdus / trouvés, horaires d’ouverture, …).

En cas de nécessité médicale, l’assistant(e) de régulation, qui décroche en 1ère ligne sur la téléphonie déportée, transfère son appel à un vétérinaire régulateur.es fonctionnements !

Chaque structure adhérente est pourvue d’un numéro de téléphone Vétophonie dédié, à utiliser en transfert de ligne ou à communiquer sur un répondeur. Ce numéro peut être classique ou surtaxé. Un ou plusieurs messages de pré-décroché (enregistrés en studio), un choix multiple avec redirections possibles, peuvent y être apposés. Une programmation horaire est également possible. Notre téléphonie permet de s’adapter à quasiment tous les fonctionnements !

Vous êtes régulièrement dérang(e) par des appels non urgents pendant vos heures de garde ?
Optez pour le numéro surtaxé !
Le principe consiste à annoncer sur un répondeur un numéro payant Vétophonie dédié, accompagné d’un message explicatif. C’est l’appelant(e) qui paie, pas vous ! L’information du tarif lui est énoncée avant la mise en relation, ce qui souvent le ou la dissuade d’aller au bout de l’appel lorsque la demande n’est pas vraiment légitime.

L’appel est facturé 3€ TTC en tarif fixe pour l’appelant.e (pas de facturation à la minute), de cette façon, l’attente n’est pas facturée.

Attention, le numéro payant ne peut pas être utilisé en transfert d’appel car, dans ce cas, c’est la structure qui transfère qui est taxée et non l’appelant(e).

Après l’installation du service, vous restez en contact en permanence avec le support.

En cas de modification de consignes, consignes ponctuelles, changement de fonctionnement, mécontentement d’un(e) client(e), en cas de problème technique ou de gestion, l’équipe commerciale se tient à votre disposition via un numéro de SAV gratuit, joignable 7j/7 et 24h/24.

La mise en service de Vétophonie peut se faire très rapidement et facilement (8-10 jours).

Nous vous guidons à chaque étape de cette mise en service ; celle-ci en comprend plusieurs :

– Recueil des informations relatives à votre structure,
– Recueil des consignes de gestion,
– Mise en place des outils de reporting,
– Programmation et mise en place des éléments pour le transfert d’appels,
– Mise en place des contrats.

Cette mise en service nécessite au moins un entretien (pouvant se faire à distance, par téléphone par exemple)
Des tutoriels vidéos sont également mis à disposition et nous pouvons prendre la main à distance sur votre ordinateur afin de vous assister au mieux dans la mise en place.

Au besoin, un(e) représentant(e) de Vetophonie peut se rendre sur place pour vous aider encore plus efficacement (frais de déplacement en sus).