Vétophonie

FAQ

Toutes les réponses aux questions que vous vous posez sur Vetophonie. N'hésitez pas à nous en poser d'autres via notre formulaire de contact.

Organisation

- Qui répond au téléphone ?

Chez Vétophonie, la réponse téléphonique est exclusivement réalisée par des docteurs vétérinaires thésés et expérimentés. Tous nos vétérinaires sont inscrits au Tableau de l’ Ordre des Vétérinaires Français et exercent sous leur propre RCP.

- Combien de temps faut-il pour mettre en place le service ?

La mise en place du service se fait habituellement en quelques  jours, mais dans des circonstances exceptionnelles (absence imprévue, fermeture imprévue etc) la mise en place peut se faire en quelques heures.

- J’ai un fonctionnement bien particulier, pouvez-vous vous adapter ?

Vétophonie est un service créé et pensé par des vétérinaires et pour des vétérinaires. Nos années d’expérience nous ont permis d’être confrontés à de très nombreuses problématiques vétérinaires différentes.
Nous mettons un point d’honneur à répondre à chaque problématique, en faisant preuve de la meilleure capacité d’adaptation.
Adaptabilité et proximité sont des valeurs essentielles de notre offre de service.

- Quel sera le temps d’attente moyen de mes clients au téléphone ?

En situation d’urgence, le temps d’attente au téléphone est un critère majeur reflétant la qualité du service.
Chez Vétophonie nous mettons tout en oeuvre pour assurer une qualité optimale de la réponse téléphonique. Nous tenons des  statistiques précises et permanentes de nos flux horaires d’appels nous permettant d’adapter en permanence nos ressources humaines en fonction des besoins réels pour diminuer l’attente. Des messages et scenarii intelligents au pré-décroché permettent d’orienter rapidement et efficacement les appels, de filtrer les appels parasites et de répondre en priorité aux appels les plus urgents. Le temps d’attente moyen dépasse rarement la minute.

Technique

- Est-ce que je peux consulter tous les appels ?

L’adhésion au service Vetophonie permet l'accès à un journal de bord partagé entre Vetophonie et l’abonné, qui permet à ce dernier de consulter en temps réel tous les appels de manière exhaustive. Chaque appel décroché fait l’objet d’un compte rendu d’appel qui précise : les coordonnées de l’appelant (nom, téléphone) le vétérinaire appelé et le vétérinaire traitant (si différent), le signalement de l’animal (nom, race, espèce, sexe, âge), le motif et le compte rendu de l’appel.

- Comment fonctionne le transfert ?

Chaque abonné au service Vetophonie se voit remettre un numéro de transfert direct (appelé numéro de SDA pour Sélection Directe à l’ Arrivée) qui permet à Vetophonie d’identifier la provenance de l’appel et ainsi de personnaliser la réponse téléphonique apportée en fonction des consignes spécifiques de l’abonné. Vous pouvez activer le transfert en permanence sur certaines heures, ou bien ponctuellement selon vos besoin. Ce SDA peut également être communiqué sur un message de répondeur.

- Est-ce que la sécurité de la ligne est fiable ?

Vetophonie est entièrement propriétaire de sa solution téléphonique, hébergée dans les meilleurs conditions de sûreté et de sécurité. En matière de téléphonie moderne, le risque zéro coupure n’existe pas, mais par des systèmes de redondance et de sécurisation poussés de notre réseau téléphonique, nous pouvons garantir une fiabilité proche de 100%.

- Comment pouvez-vous gérer mon agenda ?

La gestion de l’agenda est un service proposé par Vétophonie, qu’il s’agisse de prise de RDV aux horaires d’ouverture habituels de votre établissement, mais également aux horaires de fermeture : la nuit, les week-ends, les vacances etc. La prise de RDV se fait sur un agenda partagé (Google Agenda) qui permet à l’abonné de pouvoir le consulter de n’importe où et en permanence. Vetophonie peut également prendre directement des RDV dans votre logiciel métier si celui-ci est en mode SaaS (GmVet, Dr Veto, Vetup, MyCanine…)

Commercial

- Puis-je essayer le service ?

Le meilleur moyen de savoir si Vetophonie peut apporter une réponse appropriée à vos problématiques de téléphonie, est de l'essayer. Aussi, nous proposons une offre valable 30 jours “Satisfait ou remboursé !”. Nous mettons en place pour vous le service et vous le testez pendant 30 jours. A l’issue de cette période d’essai, si le service ne vous apporte pas satisfaction, ou s’il ne répond pas à une problématique spécifique à votre établissement, vous renoncez au service et n’avez rien à payer. Si au contraire vous êtes satisfaits et souhaitez poursuivre, vous serez alors facturés de la période d’essai selon nos conditions générales de vente (hors promotions supplémentaires éventuelles).

- Comment fonctionne la facturation ?

La facturation du service se fait selon un mode d’abonnement mensuel ; cet abonnement comprend la gestion d’un certain nombre d’appels ; seuls les appels décrochés font l’objet d’un décompte ; au-delà des appels compris dans l’abonnement, les appels sont facturés à l’unité. La facturation se fait mensuellement sur l’abonnement à venir et les appels consommés le mois précédent.
En outre des frais de mise en service sont facturés le premier mois.
Enfin d’éventuelles options peuvent également être facturées en plus en fonction de vos besoins.
Tous nos tarifs sont détaillés dans le menu Formules.

- Vetophonie est-ce que c’est cher ?

Certains prospects nous objectent parfois que le service leur parait cher, mais rarement les clients ! En effet, un service avec de l’humain, qui plus est, très qualifié puisqu’il s’agit de consoeurs et confrères vétérinaires, a un prix. Néanmoins la mutualisation du service pour un grand nombre de client nous permet de moduler les coûts à un niveau bien inférieur à ce qu’il vous faudrait payer en ressources humaines si vous n’externalisiez pas ce service. La meilleure réponse à cette question est de nous essayer ! Nous avons mené auprès de nos cients une enquête de satisfaction en mai 2016 (https://www.vetophonie.fr/actualites/vetophonie-ce-sont-les-clients-qui-en-parlent-le-mieux/). Si pour 50% d'entre eux le service leur paraissait cher avant utilisation, il ne sont plus que 19% à le penser en devenant utilisateur et 75% trouvent que le prix facturé est le juste prix. 4% trouvent que c'est même bon marché 😉

- A quoi correspondent les frais de mise en service ?

Comme tout service, il y a des frais à payer pour la mise en place. Ceux-là correspondent au temps passé humain nécessaire, aux frais téléphoniques (location du numéro, réalisation des différents scenarii (SVI), création de la fiche client, rédaction et envoi des contrats, réalisation des annonces d’accueil, etc).

Juridique

- Qui est responsable en cas de litige ?

Vétophonie est une SARL inscrite au RCS de Bobigny et au Tableau de l’Ordre des Vétérinaires. C’est une société de plein exercice, personne morale, possédant sa propre RCP. Chaque vétérinaire qui travaille chez Vétophonie possède également sa propre RCP. Ainsi, en cas de litige avec un client, la responsabilité de Vetophonie est engagée et couverte par ces différentes assurances.

- Y a-t-il une durée minimale d’engagement ?

Chez Vetophonie, il n’y a pas de durée minimale d’engagement. Le contrat est reconduit tous les mois tacitement.

- Est-ce que c’est autorisé par le code de déontologie ?

Les statuts de Vetophonie ont été validé par le CRO IDF. La société est inscrite au Tableau de l’ Ordre des Vétérinaires, après que le CNO a décidé que le conseil téléphonique était une activité vétérinaire. Dès lors, et comme l’y encourage le code de déontologie qui oblige les vétérinaires à assumer leur obligation de permanence et de continuité de soins, ou de la déléguer, la contractualisation avec Vétophonie implique la signature d’une convention ordinale de délégation de la permanence téléphonique, signée en 3 exemplaires et à remettre au CRO compétent. Ces contrats ont fait l’objet d’une relecture attentive du CRO IDF.

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